Fazer um orçamento não é tarefa fácil e pessoas criativas podem ter dificuldades na hora de compor propostas. Veja dicas de quem tem anos de prática!
Esse texto é pra você que não tem ideia de como fazer um orçamento para seus produtos artísticos. Existem muitas formas de monetizar um conteúdo artístico, seja o formato dele podcast, vídeo, teatro, foto… (Se for vídeo aproveita essa planilha aqui) Muita gente maravilhosa começa diariamente nessas áreas e fica um pouco perdida no início. Como eu amo orçamentos e negociações, e vivo tirando dúvidas de alunos e colegas, vou compartilhar algumas dicas com vocês também. Espero que aproveitem!
ATENÇÃO: Se você quer aprender a fazer podcast, seja para trabalhar sua criatividade ou entrar no ramo, posso realizar uma oficina na sua empresa ou uma mentoria pra vc! contato@sheylli.com
Como fazer um orçamento para projeto artístico
A ideia inicial era falar de como fazer um podcast pra um cliente, mas esse be-a-bá serve também para outros projetos e para fazer orçamento do seu próprio programa patrocinado; ou apenas um episódio exclusivo patrocinado, enfim, a lógica será parecida sempre!
O que você precisa saber para fazer um orçamento
Tudo! Tudinho mesmo. Não deduza. Faça uma boa planilha para entender todos os seus custos e eventuais problemas que podem aparecer no caminho. Coloque tudo nessa planilha. Mais abaixo, deixo uma “colinha” com o que acredito ser importante.
Acúmulo de funções
Muitas vezes, você acumula funções em uma produção. Mas, pra montar seu orçamento, não considere isso, imagine que cada função é executada por uma pessoa diferente. Por que? Digamos que você combinou de entregar 30 episódios que serão produzidos ao longo de 4 meses para uma grande empresa (já vivi isso).
E no meio você fica doente e não pode ser a narradora e editora do programa. Então você terá que contratar duas pessoas. Se seu orçamento não comporta isso, você vai comprometer a qualidade do produto.
Se você deu um desconto e algum imprevisto aconteceu, você pode voltar na planilha e dividir esse imprevisto com o cliente porque ele entende de onde veio o desconto e porque isso vai gerar um valor extra. Trate o cliente como adulto, eles são ótimos e geralmente entendem bem de negócios.
Então coloque as funções todas com os valores reais e depois dê um desconto, ou vários, considerando (nessa ordem):
1- Quantidade de episódios
2- Acúmulo de função
3- Tamanho do cliente
4- Outras parcerias possíveis (ações de marketing no perfil do Instagram do cliente, entrevistas em vídeo… Enfim, o céu é o limite!)
Venda uma ideia!
Como diz nosso amigo Professor Maury da Rede Geek, “Não venda podcast, venda uma ideia — que inclui podcast”. Isso pode ser aplicado a qualquer produto artístico, pense nele amplamente, crie algo que vá além do formato.
Produção
👉 Produtor Master (dona do job, às vezes também faz atendimento): Valor por job (trabalho do início ao fim) ou por dia.
É responsável pela entrega, por agendar cada parte, conseguir as autorizações, contratar a equipe, garantir que tudo fique nos trilhos.
👉 Produtor: Valor/dia
Alguém que auxilia no dia, caso seja necessário
👉 Logística/Transporte: Valor/dia
Depende do tamanho da equipe e se tem locação de equipamento pra ir buscar
👉 Alimentação: Valor/dia
Esse valor depende do tamanho da equipe. Às vezes depende até da existência ou não de uma copa que disponibilize água e café no local. Também é possível fazer um acordo com equipe e cliente que cada profissional é responsável por si. Mas lembre de verificar a locação onde será executado o projeto, porque muitas vezes não tem nada perto ou é mais rápido levar toda a equipe se alimentar no mesmo local.
👉 Produção geral: Valor/job
Aqui você está pensando em fita crepe, emergência, saco de lixo, coisas que surgem. Sempre reserve um valor pra isso, mesmo que seja bem pequeno.
Criação e Roteiro
👉 Criação: Valor por programa. É quem cria a estrutura para chegar aos objetivos traçados.
👉 Roteirista: Valor por episódio ou pacote. É quem desenvolve os episódios. Quem escreve o roteiro de fato. Pode ser uma pessoa ou uma equipe.
As vezes sou contratada para escrever o roteiro e as vezes para conduzir a construção criativa do programa, como no caso do Ponto M da Marcela MC Gowan. Ele é uma ginecologista especialista em sexualidade que ficou conhecida por sua participação no BBB 2019. Fui chamada pra ajudar a criar o programa e a linha para os episódios, já o conteúdo detalhado foi desenvolvido pela Marcela e ficou muito bom!
👉 Revisor: Valor por episódio ou pacote
Dependendo do trabalho, além de um roteirista é bom você contemplar um revisor de texto profissional.
👉 Especialista: Valor por episódio ou pacote
Quando o job é muito especializado, o roteirista precisa de ajuda. Recentemente, fui roteirista em uma série de mais de 30 episódios com assuntos muito técnicos para um cliente, então contratei uma pessoa para acompanhar o processo e me ajudar nos roteiros.
Captação
👉 Direção: valor/dia ou valor/job
É quem vai dirigir os atores, a gravação, muitas vezes é o host do programa mas pode ser alguém especializado cuidando apenas disso.
👉 Técnico de som: valor/dia
Cuida para que a captação esteja ok, pede pra refazer, garante a qualidade técnica.
👉 Microfonista: valor/dia
O nome já explica né? Se são muitas vozes o técnico responsável precisa de ajuda.
👉 Estúdio ou equipamento: valor/hora
Mesmo que você utilize equipamento próprio, considere o valor de aluguel pelo motivo que falei no início. Se der uma zica, você tem verba pra resolver. Vale considerar que o seu equipamento também precisa de manutenção e troca periódica. Logo, cobre o aluguel do seu estúdio e equipamento.
👉 Estúdio online: existem muitas plataformas hoje como o Zencaster , Riversite, Squadcast que já captam o audio em linhas separadas e custam pouco. Além do Discord geralmente usado pra jogos (eu uso muito pra direção de eventos online) e até o Zoom que já está gravando separadas as linhas de áudio. E tem o Anchor né, do próprio Spotify.
👉 Host/Locutor/Atores: valor/dia
Geralmente o valor aqui é por dia e assim você pode otimizar a produção gravando mais de um episódio por dia. Só lembre de não “esfolar” os seus atores ou locutores. A diária deles não pode ser de 8h, ninguém aguenta! Geralmente, quando sou contratada como locutora, fico 3h gravando ou faço diárias de até 6h. Muitas vezes é interessante já negociar, além do cache pela gravação, um valor para posts nas redes sociais dos apresentadores ou convidados, especialmente quando são famosos. Nesse caso especifique bem quantidade de Stories e posts fixos em quais mídias e se elas são do artista ou da empresa, etc.
Preparação de Elenco
👉 Direção: valor/dia ou valor/job
Muitas vezes sou contratada pra preparar quem fala. Algumas pessoas são convidadas para fazer um podcast mas não tem experiência no formato de áudio (que possui especificidades em relação ao vídeo) Esse preparo geralmente é feito antes da gravação simulando esse momento, como um grande ensaio mesmo, que pode ser individual com quem tem essa necessidade ou com o time todo. Em outros momentos acompanho também as gravações e algumas publicações para irmos adequando a linguagem ao longo do tempo. Foi o caso do Céu da semana onde a super Mariana Candeias conhecida como @magaastrologica foi convidada para assumir o podcast de astrologia da Deezer mas não tinha intimidade com o formato e precisava enviar a gravação pronta pra eles, então trabalhei como uma diretora freela até ela pegar confiança no formato. Já no Somos Newa da consultora de diversidade e inclusão Carine Roos, participei da construção inicial e acompanhei o decorrer de alguns episódios com dicas de aprimoramento.
Edição
👉 Editora: valor/episódio
Aqui é importante considerar o tempo de captação, muitas pessoas que trabalham com edição consideram isso em seus valores. No podcast Baseado em fatos surreais que criei com uma colega e conduzi como co-host por 4 anos tínhamos muita experiência. Quase não haviam erros de gravação e o tempo de gravação era muito parecido com o do programa final, por isso o valor de edição era baixo. Agora, se gravamos 2h pra fechar um programa de meia hora, o material bruto tem 4 vezes o tamanho do material final e dará muito mais trabalho pra editar. Da mesma forma se existem entrevistas gravadas separadamente que precisam ser editadas uma a uma, o valor aumenta e o tempo também.
👉 Vinhetas e trilhas exclusivas: valor/vinheta ou pacote
Logicamente, as trilhas precisam ser liberadas para uso ou compradas (verifique sempre os direitos autorais, hoje existem muitas bibliotecas de trilhas
Quando profissionalizamos o nosso podcast — mas especialmente quando criamos para nossos clientes- o ideal é utilizarmos vinhetas exclusivas, compostas para aquele projeto. Isso evita que outro programa tenha a mesma identidade sonora. Muitas editoras e editores já fazem isso, mas alguns não. Às vezes você precisa acionar um produtor de áudio e até um compositor, enfim, depende do tamanho da sua entrega.
Publicação, Distribuição e divulgação (as vezes é você que faz, as vezes é uma agência, as vezes o cliente)
Essa parte não é sobre fazer um podcast mas colocá-lo a disposição dos ouvintes. Por exemplo, quando dirigi o podcast de Natura Musical “Nos encontramos na música”, a agencia Virtue foi responsável pela criação do projeto, pela estratégia de divulgação e portanto pela linha criativa das artes. Eu e minha equipe fizemos o roteiro, a produção e a a edição. Nossa responsabilidade ia do roteiro, passando pelo agendamento da gravação até a publicação do episódio na plataforma de hospedagem, garantindo que chegassem aos agregadores (Itunes, Spotify, Deezer, Google podcasts etc). Isso inclui ter uma imagem e um texto que eram criados pela agência. É um trabalho coletivo!
👉 Plataforma de hospedagem
Do mesmo jeito que você precisa pagar o domínio de um site, você precisa pagar um local na rede onde o seu áudio ficará morando. E nesse local vc pega um link e coloca nas plataformas de distribuição como Itunes, Spotify, Deezer, Google podcasts etc. Existem plataformas gratuitas ou gratuitas até uma quantidade de minutos como o Anchor e o Soundcloud que são boas para teste mas para um cliente vc precisa de uma plataforma paga. Elas custam em média 1mil reais por ano e fazem a distribuição automática pra todas as outras plataformas, algumas como o Acast inclusive geram automaticamente um vídeo e postam no youtube (se vc quiser).
No caso de um cliente você precisa colocar no orçamento que essa despesa é responsabilidade dele, já que é uma assinatura anual e vc está só fazendo o programa.\
👉 Texto da vitrine
O texto da vitrine é como chamamos aquele texto curto que descreve o episódio nas plataformas de distribuição. Ele faz parte da sua estratégia de Marketing como o nome do episódio. Esse nome deve ser pensado para que seja encontrado em buscas do google com técnicas de SEO. O texto deve conter detalhes do que vem no episódio e pode ter também a ficha técnica e as redes sociais do programa.
👉 Imagem
Aqui entra um trabalho de designer que cria a identidade visual do programa e a capa de cada episódio que compõe a vitrine juntamente com o texto descritivo. Faz parte da estratégia de Marketing do programa. Essa capa pode mudar de acordo com o episódio ou ser sempre a mesma, até porque em algumas plataformas só aparece a capa principal e não a de cada episódio.
Transcrição/ episódio em formato de texto
Muitas pessoas optam por publicar na vitrine ou em algum site do programa o texto do episódio para que pessoas com deficiência possam acessar o conteúdo e para que as plataformas de busca como o gloogle encontrem o conteúdo. Se essa for uma solicitação de seu cliente, vc precisa incluir essa transcrição.
Encargos
👉 Imposto: % em cima do projeto
Lembre-se de incluir além do imposto da sua nota, a média de gasto com contador e tudo o que faz você manter sua empresa aberta legalmente.
*É importante deixar claro pra equipe se é você (produtora) que emitirá a nota para o cliente, se cada um vai emitir a nota diretamente para o cliente ou se eles emitirão uma nota para você e você emitirá para o cliente, gerando bitributação. Não vou entrar nesse detalhe todo mas o foco aqui é deixar claro quando você contrata alguém se o valor que você combina é bruto (terá um desconto de nota fiscal em cima) ou líquido (é o valor real que a pessoa receberá)
👉 Atendimento: % do projeto ou valor/job
Muitas vezes você tem uma área comercial ou alguém responsável por fazer a ponte com o cliente. Em alguns projetos, quem traz o projeto é responsável pelo contato com o cliente do início ao fim e recebe uma porcentagem do projeto para isso. Por que essa interação dá trabalho: organizar reuniões, aprovações, enfim cuidar de tudo.
👉 Valor da produtora: % em cima de todos os custos
Esse o valor que vocês cobram pelo expertise, pela marca de vocês. Apenas esse grupo de pessoas pode montar essa equipe e entregar esse projeto desse jeito. Vocês tem os contatos, a reputação, enfim, estão organizando a entrega e isso tem um valor. É o que muitas agências produtoras chamam de fee, que gira em torno de 20% do valor total do projeto.
O QUE VOCÊ PRECISA PARA FAZER UM ORÇAMENTO PARA O CLIENTE
Todos esses passos são fundamentais para você fazer um orçamento do seu projeto. Mas, para o cliente muda pouco se você precisará de 4 ou 6 pessoas, se vai alugar estúdio ou fazer com equipamento próprio. O foco dele é a entrega, o que ele vai receber, em que formato, qualidade, valor e o prazo. Até porque é assim que ele organiza internamente nos setores da empresa. Então, o orçamento para o cliente é outra história.
Exemplo de como fazer um orçamento para o cliente
10 episódios de podcast em áudio MP3 de até 45 min (com bruto de até 2h)
Entrega de cada episódio em até duas semanas após a entrega do conteúdo pelo cliente (sempre condicione a entrega às aprovações do cliente. Porque é aí, geralmente, que a esteira engasga)
Até duas refações do roteiro (sempre deixe claro quantas relações estão inclusas no seu valor, porque para muita gente “o céu é o limite”, mas o seu orçamento sempre tem um teto)
Lembrar de alguns detalhes:
👉 Prazo de validade da proposta: você certamente ligou pra editora e eventualmente para atores pra ver se estavam disponíveis… Se o cliente demorar a responder, talvez não estejam mais.
👉 Prazo de pagamento: isso é fundamental para que você tenha fluxo de caixa. Alguns clientes demoram até 120 dias para pagar e isso pode significar que você precise entrar com dinheiro próprio para pagar fornecedores, o que aumenta o custo do projeto pra você. Logo, você pode incluir esse aumento no orçamento.
👉 Custo de demanda: Tem clientes mais experientes que entendem o fluxo de uma produção e outros não. Esses segundos podem pedir muitas reuniões presenciais de alinhamento, mudar de ideia várias vezes depois de aprovar um roteiro ou ter uma cadeia decisória super longa o que atrasa as aprovações. Quando envio um orçamento como roteirista, eu já coloco a quantas reuniões presenciais eu irei dentro do valor e que as aprovações serão online. Já incluo também o custo de reuniões extras para que, caso eu seja acionada mais vezes que o habitual, o cliente esteja ciente de um aumento na planilha. Como você já ouviu por aí “o combinado não sai caro”.
👉 Currículo
Vai dar certo? Em relação a equipe, a dúvida do cliente é “eles vão entregar o que prometem?”. E aí vale a pena destacar o currículo da produtora das pessoas envolvidas. Menos que você tenha começado há pouco em podcast, por exemplo. Então você pode falar de outros trabalhos com entregas e gestão de projetos, ou criação artística.
Fazer para um cliente é muito diferente de fazer para você
Numa empresa existem processos e aprovações de conteúdo e financeiros que interferem na forma de produção de conteúdo e você precisa estar atenta a isso para adequar os tempos e fazer uma entrega brilhante! Junto com o orçamento — o seu (mais detalhado) e o do cliente (mais genérico) — é bacana você enviar um cronograma de entregas em linhas gerais. Uma previsão de como as coisas ficam, deixando claro o papel de cada empresa — a sua e a deles — para o cumprimento dos prazos.
Esse é um assunto que merece um texto só para ele, que devo fazer muito em breve.
Como fazer um orçamento: formato
Você deve fazer um orçamento e enviar em PDF. Pode ser em word, pode ser em ppt ou keynote. Se tiver tudo isso que eu citei acima já está lindo.
Mas é claro que se for visualmente moderna e refletir o espírito artístico do seu trabalho, melhor. Não esqueça de colocar seus contatos no final.
Eu tenho uma linguagem muito clara de apresentações no meu portfólio. Ela não é complexa, qualquer pessoa consegue montar, mas é clean e reflete a profundidade do trabalho nas cores, na fonte, nas imagens. É tudo simples, mas escolhido. Se você não manja de design, pede para aquela amiga que manja criar uma identidade de telas pra você, com duas telas que conversam entre si esteticamente você já deixa a coisa bem mais bonita, isso agrega valor na sua proposta.
Essas escolhas dependem do cliente. Quando mando orçamento de minhas palestras e treinamentos, mando um pdf de word muito simples. Ele tem tudo o que eu falei acima mas não tem linguagem visual — porque os clientes no geral já me conhecem e estão comprando um treinamento e não uma obra de arte. Já se você está vendendo um produto, um projeto artístico, o ideal é que, na hora de fazer um orçamento, o formato da apresentação reflita isso! Lembre-se: podcast é arte! O valor de cada um na equipe é composto de vários elementos além das horas de trabalho: experiência, especialidade, qualidade dos equipamentos… posso fazer um texto só sobre isso depois ;)
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Sobre mim: Além de produzir vídeos e podcasts, trabalhar como atriz, facilitadora e roteirista, também contrato muitos profissionais e quando atuo como Diretora Artística e de Conteúdo. Coloquei aqui tópicos escritos e vou fazer alguns vídeos aprofundando temas que considero importantes. Também fundei o podcast Baseado em Fato surreais onde fui co-host por 4 anos até o final de 2020.
*Artigo publicado originalmente no linkedIn